С начала 2023 года архивный фонд филиала ППК «Роскадастр» по Тамбовской области пополнился всеми реестровыми делами на бумажных носителях, включая правоустанавливающую документацию. Эти материалы дополнили уже имеющиеся данные государственного кадастрового учета. В рамках государственной программы «Национальная система пространственных данных» филиалы ППК «Роскадастр» активно занимаются оцифровкой бумажных архивов, что значительно упрощает доступ к информации.
Согласно приказу Росреестра от 28.06.2022 № П/0254, который утвердил порядок ведения и сроки хранения реестровых дел, установлены четкие правила для хранения документов на бумажном носителе. С момента перевода всех хранящихся в делах заявлений и иных документов в электронную форму, закрытые дела перестают быть составной частью Единого государственного реестра недвижимости.
Закрытые дела подлежат хранению в течение 10 лет со дня их закрытия. При этом экземпляры-подлинники договоров и других сделок с недвижимостью, которые были зарегистрированы и на основании которых оформлены права и ограничения, должны храниться в течение 75 лет с момента закрытия дел.
Также следует отметить, что реестровые дела, содержащие документы, на основании которых было отказано в проведении учетно-регистрационных действий, либо где государственный кадастровый учет и регистрация прав были прекращены, подлежат хранению в течение пяти лет с момента принятия соответствующего решения. Документы, которые подлежат выдаче заявителям после государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав, но не были получены, будут храниться 10 лет с момента проведения учетно-регистрационных действий.
Что касается аннулированных документарных закладных и неполученных залогодержателями закладных, они подлежат хранению в течение трех лет с момента погашения регистрационной записи об ипотеке. Филиал ППК «Роскадастр» по Тамбовской области проводит регулярную работу по уничтожению документов с истекшим сроком хранения. Так, в 2026 году было уничтожено более 12 тыс. пакетов документов, срок хранения которых истек в 2025 году.